Een bouwproces voor een schoolgebouw bestaat uit vijf fasen, waarbij de medezeggenschapsraad (MR) op strategische momenten invloed kan uitoefenen. Het betrekken van de MR bij het proces is essentieel om ervoor te zorgen dat het eindresultaat voldoet aan de behoeften van leerlingen, personeel en andere belanghebbenden.
De vijf fasen van het bouwproces
- Initiatieffase – Plan van Aanpak
- Definitiefase – Programma van Eisen (PvE)
- Ontwerpfase – Voorlopig/definitief ontwerp
- Uitvoeringsfase – Bestek en uitvoering
- Beheerfase – Beheers- en onderhoudsplan
Elke fase wordt afgesloten met een beslisdocument. De MR kan advies geven op basis van deze documenten en de voortgang bewaken.
1. Initiatieffase
Doel
Het identificeren van de huisvestingsbehoefte, het uitvoeren van een haalbaarheidsonderzoek, en het opstellen van een Plan van Aanpak.
Problemen zoals ruimtegebrek, functionele tekortkomingen of verouderde gebouwen worden geanalyseerd. Deze fase vormt de basis voor subsidieaanvragen bij de gemeente.
Rol van de MR
- Afspraakmomenten: Maak met het schoolbestuur afspraken over wanneer en hoe de MR wordt betrokken.
- Toetsing haalbaarheid: Controleer of het Plan van Aanpak realistisch is en aansluit op de onderwijsvisie.
- Adviesrecht: Oefen het adviesrecht uit over de plannen en stel vragen over financiering, tijdlijnen en verantwoordelijkheden.
2. Definitiefase
Doel
Het opstellen van een Programma van Eisen (PvE) waarin alle wensen en eisen voor het gebouw worden vastgelegd, zoals:
- Functionele eisen (bijvoorbeeld benodigde ruimtes).
- Ruimtelijke eisen (indeling en grootte).
- Technische eisen (duurzaamheid, onderhoud).
- Financiële en tijdseisen (budget en planning).
Rol van de MR
- Toetsing PvE: Controleer of het PvE aansluit bij de onderwijskundige visie en voldoet aan wet- en regelgeving.
- Inbreng stakeholders: Zorg dat medewerkers, leerlingen en ouders inspraak krijgen via consultatie of enquêtes.
- Kwaliteitskader: Check of het PvE gebruikmaakt van het Kwaliteitskader Huisvesting en voldoet aan standaarden zoals Frisse Scholen en arboregelgeving.
3. Ontwerpfase
Doel
De vertaling van het PvE naar een concreet ontwerp, eerst als voorlopig ontwerp (VO) en later als definitief ontwerp (DO). In deze fase werken de architect en adviseurs samen aan het visuele en technische ontwerp.
Rol van de MR
- Advies ontwerp: Geef feedback op het VO en controleer of het voldoet aan het PvE en de afgesproken uitgangspunten.
- Toegankelijkheid en functionaliteit: Toets of het ontwerp aansluit bij de behoeften van leerlingen en personeel (bijv. duurzaamheid, klimaatbeheersing en toegankelijkheid).
- Communicatie: Zorg dat de ontwerpen breed worden gedeeld met de schoolgemeenschap voor feedback.
4. Uitvoeringsfase
Doel
De bouw en realisatie van het project op basis van het definitieve ontwerp en het bestek. In deze fase worden de contracten met aannemers vastgelegd, en de bouw wordt gestart.
Rol van de MR
- Monitoring: Houd de voortgang in de gaten via updates van het schoolbestuur.
- Signaleren problemen: Breng eventuele zorgen over vertragingen, kostenoverschrijdingen of kwaliteitsproblemen naar voren.
- Toetsing oplevering: Adviseer over de eindoplevering en controleer of het gebouw voldoet aan de afgesproken eisen.
5. Beheerfase
Doel
Het in gebruik nemen van het gebouw en het vastleggen van een onderhoudsplan. Hierbij wordt het duurzaam gebruik van het gebouw geborgd.
Rol van de MR
- Beheersplan: Adviseer over het onderhoudsplan en de bijbehorende budgetten.
- Gebruikerservaring: Verzamel feedback van personeel en leerlingen om verbeteringen voor de toekomst te signaleren.
Algemene tips voor de MR
- Plan structurele overlegmomenten: Zorg dat de MR betrokken wordt bij beslismomenten in alle fasen van het proces.
- Bewaak de onderwijsvisie: Toets voortdurend of het gebouw aansluit bij de onderwijskundige doelen van de school.
- Transparantie: Vraag regelmatig om rapportages over planning, kosten en kwaliteit.