De ontwerpfase is een cruciale stap in het bouwproces waarin de ideeën en eisen uit het Programma van Eisen (PvE) worden vertaald naar concrete ontwerpen. De MR (medezeggenschapsraad) heeft in deze fase de mogelijkheid om advies te geven, met name tijdens de beslismomenten van het schetsontwerp, voorlopig ontwerp en definitief ontwerp.
Beslismomenten in de ontwerpfase
1. Schetsontwerp
Doel:
Het bepalen van de hoofdvorm van het gebouw en de globale indeling, waaronder:
- De situering van het gebouw op het terrein.
- De plaatsing van afdelingen ten opzichte van elkaar.
Rol van de MR:
- Toetsing aan het PvE:
Controleer of de globale opzet voldoet aan de eisen en doelstellingen uit het PvE, zoals ruimtelijke indeling, toegankelijkheid en duurzaamheid. - Focus op hoofdlijnen:
Dit is een geschikt moment om de visie van de school te waarborgen zonder in te zoomen op details.
2. Voorlopig ontwerp
Doel:
Het verder uitwerken van het schetsontwerp met aandacht voor technische aspecten. De architect werkt aan:
- De indeling van afdelingen en technische ruimten.
- Aanzichten, doorsneden en situatietekeningen.
Rol van de MR:
- Adviesmoment:
Dit is het meest geschikte moment voor de MR om formeel advies uit te brengen. De mogelijkheden om bij te sturen zijn in deze fase nog relatief groot. - Focusgebieden:
- De praktische bruikbaarheid van ruimtes, zoals onderwijs- en werkruimten.
- Veiligheid en toegankelijkheid, bijvoorbeeld in praktijklokalen.
- Relaties tussen ruimtes en de impact op de onderwijsprocessen.
- Betrek stakeholders:
Zorg dat leerkrachten, ouders en arbodeskundigen input leveren, zodat specifieke wensen en veiligheidsaspecten worden meegenomen.
3. Definitief ontwerp
Doel:
Het voorlopig ontwerp wordt verder uitgewerkt naar een definitief ontwerp. Beslissingen worden genomen over:
- Plattegronden, gevels, vloerdikten en technische invloeden.
- Materialen en afwerking.
Rol van de MR:
- Beperkte invloed:
De meeste grote beslissingen zijn al genomen, maar de MR kan nog adviseren over details zoals inrichting en veiligheid. - Ruimteboek:
Vraag om inzicht in het ruimteboek, waarin onderwijs- en werkruimten worden uitgewerkt met meubilair en inventaris. Dit biedt docenten en andere gebruikers de kans om feedback te geven over de inrichting.
4. Bouwvoorbereiding
Doel:
Het definitief ontwerp wordt omgezet in technische specificaties en contracten.
Rol van de MR:
- Monitoring:
Hoewel er geen directe invloed meer mogelijk is, blijft het belangrijk om geïnformeerd te blijven over eventuele wijzigingen of risico’s.
Algemeen advies voor de MR
- Timing van advies:
Het adviesmoment is het meest effectief tijdens het voorlopig ontwerp, omdat dit de laatste fase is waarin bijsturing zonder grote impact mogelijk is. - Betrek alle belanghebbenden:
Personeel, ouders en leerlingen hebben verschillende prioriteiten. Zorg dat deze groepen tijdens de ontwerpfase hun input kunnen leveren. - Maak duidelijke afspraken:
Stem met het bevoegd gezag af op welke momenten de MR wordt betrokken, bij voorkeur al in de initiatieffase. - Toets op hoofdlijnen:
Zorg dat de ontwerpen voldoen aan de uitgangspunten van het PvE, zoals onderwijskundige functionaliteit, duurzaamheid en veiligheid.