Er zijn verschillende gespreksmodellen die gebruikt worden in medezeggenschapsvergaderingen om discussies te kunnen structureren, communicatie te verbeteren en besluiten doelgericht te nemen. Vergaderingen zijn vaak op dezelfde manier georganiseerd en er is weinig creativiteit te ontdekken. In dit artikel geef ik vormen van anders vergaderen die eenvoudig te doen zijn.
Elk model heeft unieke voordelen, afhankelijk van het doel van de vergadering en de samenstelling van de groep. Hieronder staan enkele veelgebruikte gespreksmodellen, aangevuld met voorbeelden uit de praktijk van medezeggenschap. Belangrijk te bedenken is dat deze modellen de betrokkenheid op een andere manier vormgeven dan een regulier ‘wie het hardst schreeuwt, krijgt de meeste aandacht’ model:
1. Ronde-Robin Model
In dit model krijgt elke deelnemer om de beurt de mogelijkheid om zijn of haar mening te geven of vragen te stellen. Dit zorgt ervoor dat iedereen aan bod komt en voorkomt dat één of twee personen de discussie domineren.
Praktijkvoorbeeld medezeggenschap: Tijdens een OR-vergadering over een nieuw werkrooster krijgen alle OR-leden om de beurt het woord om de meningen en zorgen van hun achterban te delen. Dit voorkomt dat alleen de voorzitter of ervaren leden aan het woord komen en stimuleert dat ieders mening gehoord wordt.
Geschikt voor: Vergaderingen waarin de input van alle leden belangrijk is, bijvoorbeeld bij onderwerpen die voor het gehele personeel van belang zijn.
2. BOB-model (Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming)
Het BOB-model helpt om besluitvorming te structureren in drie stappen:
- Beeldvorming: Deelnemers verzamelen eerst alle relevante informatie om een duidelijk beeld van het onderwerp te krijgen.
- Oordeelsvorming: Verschillende meningen en opties worden besproken. Voordelen en nadelen van elke optie worden beoordeeld.
- Besluitvorming: De groep neemt een weloverwogen beslissing op basis van de verkregen informatie en de discussie.
Praktijkvoorbeeld medezeggenschap: In een overleg over een reorganisatie gebruikt een MR het BOB-model. Eerst verzamelen de leden informatie over de gevolgen voor de medewerkers, het onderwijs, de leerlingen (beeldvorming). Daarna bespreken ze de verschillende standpunten, zoals alternatieve reorganisatiemogelijkheden (oordeelsvorming). Uiteindelijk beslissen ze over hun advies aan de directie (besluitvorming).
Geschikt voor: Besluitvormingsvergaderingen, zoals strategische onderwerpen of belangrijke beleidswijzigingen.
Dit model wordt ook veel in de politiek gebruikt en levert daar ook mooie resultaten. In het volgende artikel staat een verdere uitleg en voorbeelden.
3. Focusgroepmodel
Een facilitator stelt specifieke vragen om diepgaande inzichten te verzamelen. Deelnemers delen hun feedback, ervaringen en perspectieven. Het gaat vaak om open discussies zonder directe besluitvorming, wat ruimte laat voor een vrije uitwisseling van ideeën.
Praktijkvoorbeeld medezeggenschap: In het kader van medewerkerstevredenheid nodigt een MR verschillende afdelingen uit voor een focusgroep. Een facilitator vraagt medewerkers naar hun ervaringen met werkdruk en werkplezier. Zo verzamelt de MR waardevolle informatie voor de verdere aanpak van deze onderwerpen met de directie.
Geschikt voor: Vergaderingen gericht op het verzamelen van inzichten, bijvoorbeeld rond thema’s als werkdruk, personeelsbeleid of welzijn.
4. Mindmapping- of Brainstormsessie Model
Dit model wordt gebruikt om creatief denken te stimuleren. Deelnemers worden aangemoedigd om zoveel mogelijk ideeën te delen zonder directe beoordeling. Na de brainstorm worden de ideeën geordend en geëvalueerd.
Praktijkvoorbeeld medezeggenschap: De MR organiseert een brainstormsessie om ideeën te bedenken voor het verbeteren van de werk-privébalans. Leden brengen spontaan ideeën in, zoals flexibele werktijden, thuiswerkmogelijkheden, en meer pauzes. Vervolgens worden de ideeën geclusterd en geëvalueerd om te bepalen welke voorstellen haalbaar zijn om aan de directie voor te leggen.
Geschikt voor: Vergaderingen waarin nieuwe ideeën nodig zijn, bijvoorbeeld bij het opstellen van een jaarplan of het bedenken van maatregelen voor een gezonde werkomgeving.
5. Debatmodel
In dit model worden twee of meer standpunten besproken, en deelnemers mogen argumenten en tegenargumenten aandragen. Vaak is een gespreksleider nodig om het debat gestructureerd te houden en eventuele conflicten te beheersen.
Praktijkvoorbeeld medezeggenschap: Tijdens een overleg over de vraag of medewerkers hun vakantiedagen mogen opsparen, zijn er binnen de MR verschillende meningen. De voorstanders wijzen op flexibiliteit voor medewerkers, terwijl tegenstanders vrezen voor een toename in werkdruk. De gespreksleider houdt de discussie in banen en zorgt ervoor dat alle standpunten goed worden belicht voordat er gestemd wordt.
Geschikt voor: Vergaderingen waarbij men tot consensus moet komen bij conflicterende standpunten, zoals veranderingen in arbeidsvoorwaarden.
6. Fishbowl Model
Een kleine groep deelnemers voert het gesprek terwijl anderen toeschouwen. Dit model is nuttig bij gevoelige onderwerpen waarbij niet iedereen meteen wil praten. Het publiek kan later deelnemen of observeren.
Praktijkvoorbeeld medezeggenschap: Tijdens een MR-overleg over reorganisatie worden alleen leden met directe ervaring bij de betrokken afdelingen gevraagd om te discussiëren in de “fishbowl.” Andere MR-leden observeren, zodat het gesprek zich kan richten op degenen die het meest betrokken zijn. Later kunnen ook andere MR-leden hun input geven.
Geschikt voor: Complexe of gevoelige onderwerpen waar een kleiner aantal mensen eerst hun ervaringen deelt voordat anderen zich aansluiten.
7. Stand-up Meeting
Dit is een korte, informele vergadering waarin iedereen blijft staan, wat helpt om de bijeenkomst kort en gericht te houden. Elke deelnemer geeft een snelle update over de voortgang en eventuele blokkades.
Praktijkvoorbeeld medezeggenschap: Een MR-commissie houdt elke week een korte stand-up om te bespreken wat er die week speelt op het gebied van arbeidsomstandigheden. Ieder lid deelt kort zijn of haar taken en eventuele obstakels. Zo blijven alle leden goed geïnformeerd zonder dat de vergadering lang duurt.
Geschikt voor: Dagelijkse of wekelijkse updates, bijvoorbeeld als er sprake is van een continu veranderend beleid.
De keuze van het juiste model kan een groot verschil maken voor de effectiviteit van medezeggenschapsvergaderingen, vooral als het gaat om onderwerpen die breed gedragen moeten worden of gevoelig liggen binnen de organisatie.