Geen enkele medezeggenschapsraad (MR) werkt hetzelfde. Elke MR legt andere accenten, stelt eigen prioriteiten en heeft een eigen manier van denken en handelen. Maar wat zijn de kenmerken van een optimaal functionerende MR? Hieronder noemen we enkele belangrijke punten.
1. Ontwikkel een missie en visie
Een gezamenlijke missie en visie bevordert de samenwerking binnen de MR. Stel daarom samen vragen als:
- Wat is onze belangrijkste taak?
- Wat voor raad willen we zijn?
- Wat willen we in de toekomst bereiken?
Een missie geeft aan wat de MR wil betekenen, bijvoorbeeld: dienen we het algemeen belang of vertegenwoordigen we juist specifieke groepen zoals personeel, ouders en leerlingen? Een visie schetst het ideaalbeeld van hoe medezeggenschap eruit zou moeten zien. Het is slim om de missie en visie af te stemmen op die van het bevoegd gezag, en als het even kan, samen te ontwikkelen. Zo werk je in lijn met de gedachte van de Wet Medezeggenschap op Scholen (WMS): medezeggenschap is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle partijen.
2. Werk als een team
Een goed functionerende MR werkt als een hecht team. Dit houdt in dat:
- De MR duidelijke doelen en taken heeft.
- De verschillende geledingen van de MR moeten samenwerken om deze doelen te bereiken.
- De MR als groep samenwerkt omdat dit leidt tot effectievere besluiten dan wanneer elke geleding op zichzelf staat.
Vaak wordt het team medezeggenschap voor lief genomen. Nieuwe mensen komen erin en daardoor zal er een nieuwe dynamiek ontstaan, maar bewuste sturing daarop blijft vaak uit. Als je belangrijke dingen als medezeggenschap moet gaan vormgeven, is de vorming van een sterk team echt belangrijk. Daar moét je aandacht aan besteden, omdat je er vaak achter komt dat iets niet werkt als het spannend wordt en je elkaar juist heel hard nodig hebt. Dan is het best wel aan de late kant. Kenmerken van een sterk team:
Open communicatie: In een sterk team heerst een cultuur van openheid en transparantie. Teamleden voelen zich vrij om ideeën, feedback en zorgen te delen, wat leidt tot constructieve discussies en een betere samenwerking.
Vertrouwen en respect: Teamleden hebben vertrouwen in elkaars vaardigheden en intenties. Er is wederzijds respect voor elkaars bijdrage, wat een veilige omgeving creëert waarin iedereen zich gehoord en gewaardeerd voelt.
Diversiteit en complementariteit: Een sterk team bestaat uit leden met diverse achtergronden, vaardigheden en perspectieven. Deze diversiteit zorgt voor creatieve oplossingen en innovatieve ideeën, omdat teamleden elkaar aanvullen en versterken.
Gezamenlijke verantwoordelijkheid: In een sterk team voelen alle leden zich verantwoordelijk voor het gezamenlijke resultaat. Ze ondersteunen elkaar, vieren successen samen en leren van mislukkingen, waardoor het team als geheel groeit en zich ontwikkelt
3. Stel een jaarplan op
Een jaarplan helpt om samen te werken aan de onderwerpen die in een schooljaar aan bod komen. Hierin staan terugkerende onderwerpen zoals de begroting, het financieel jaarverslag van het bevoegd gezag en het jaarverslag van de MR. Daarnaast kun je ook vooruitplannen op actuele kwesties zoals scholenfusies, huisvesting of wijzigingen in het medezeggenschapsstatuut. Door een jaarplan te maken, krijg je een overzicht van alles wat je wilt bespreken en wanneer, en kun je je als MR beter voorbereiden.
Het beste is om dit af te stemmen op de management agenda, beter nog, te integreren met de management agenda.
4. Maak een activiteitenplan en zorg voor de juiste faciliteiten
Het jaarplan kan dienen als basis voor een activiteitenplan, waarin je vastlegt wat nodig is aan tijd, scholing en middelen. Het bevoegd gezag moet volgens de CAO PO en CAO VO zorgen voor voldoende faciliteiten, zoals tijd voor overleg, scholing en andere activiteiten. Deze faciliteiten worden afgestemd op de omvang van het werk dat in het activiteitenplan is opgenomen.
Voor scholing zijn bijvoorbeeld drie dagen per twee jaar per MR-lid beschikbaar in het PO en in het VO 5 dagen. (let op de wettelijke regelingen, die kunnen uitgebreider zijn) Ouders en leerlingen kunnen samen met het personeel afspraken maken over scholing en eventuele vergoedingen, zoals vacatiegelden. Zo kunnen ouders ook afspraken maken over reiskosten of oppaskosten.
Voorbeeld Activiteitenplan medezeggenschap
Doelstellingen:
Beschrijving van de hoofddoelen van de medezeggenschapsraad voor de komende periode.
Voorbeeld: “Het vergroten van de betrokkenheid van ouders bij schoolbeleid” of “Verbeteren van de communicatie tussen het bestuur en het personeel.”
Acties en activiteiten:
Een gedetailleerde lijst van specifieke activiteiten die de MR zal ondernemen om de doelstellingen te bereiken.
Voorbeeld:
Organiseren van een informatieavond voor ouders om hen te betrekken bij beleidsbeslissingen.
Regelmatig overleg met het bestuur om de voortgang van de beleidsplannen te bespreken.
Tijdsplanning:
Een tijdlijn waarin staat wanneer de verschillende activiteiten plaatsvinden en wanneer de doelstellingen behaald moeten zijn.
Voorbeeld:
Maandelijkse vergaderingen van de MR op de eerste dinsdag van de maand.
Planning van de informatieavond in april, met een evaluatie in mei.
Verantwoordelijkheden:
Aanduiding van wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van welke acties binnen het plan.
Voorbeeld:
Lid A is verantwoordelijk voor het organiseren van de informatieavond.
Lid B is verantwoordelijk voor het opstellen van de nieuwsbrief voor de achterban.
Communicatieplan:
Een strategie voor hoe en wanneer de MR de achterban (bijvoorbeeld personeel, ouders, leerlingen) op de hoogte houdt van de activiteiten en ontwikkelingen.
Voorbeeld:
Het versturen van een kwartaalupdate per e-mail naar alle ouders en personeel met informatie over de activiteiten van de MR.
Publiceren van notulen van vergaderingen op de schoolwebsite.
Evaluatie en feedback:
Een plan voor het evalueren van de resultaten van de activiteiten en het verzamelen van feedback van de betrokkenen.
Voorbeeld:
Een evaluatieformulier voor ouders na de informatieavond om hun ervaringen en suggesties te verzamelen.
Jaarlijkse terugkoppeling aan het bestuur over de resultaten van de activiteiten van de MR.
Budget en middelen:
Een overzicht van de benodigde middelen en een eventueel budget dat beschikbaar is voor de uitvoering van de activiteiten.
Voorbeeld:
Budget voor het inhuren van een spreker voor de informatieavond.
Kosten voor drukwerk van de nieuwsbrief.
5. Maak onderscheid tussen hoofd- en bijzaken
Een effectieve MR kan hoofdzaken van bijzaken onderscheiden en weegt belangen goed af. Belangrijk is dat de school financieel gezond is en dat de kwaliteit van het onderwijs gewaarborgd blijft. Daarnaast hebben verschillende geledingen hun eigen prioriteiten, zoals leerlingen die instemmingsrecht hebben over voorzieningen zoals excursies. Personeels- en oudergeledingen hebben ook specifieke bevoegdheden volgens de WMS.
Soms is de neiging dat ‘overal’ over moet worden meegedacht. Dat is enorm vermoeiend en rijst bij mij de vraag wat de meerwaarde daarvan is. ‘Schoenmaker, blijf bij je leest’ is een grote waarheid. Een goede medezeggenschapsraad maakt keuzes wat wel en wat niet te bespreken. En als de bestuurder een balonnetje wil oplaten en daar alvast reactie op wil, kun je er voor kiezen om dat als er tijd is ruimte te geven. Als maar duidelijk is dat er geen ‘rechten ontleend kunnen worden aan dit gesprek’. Duidelijkheid vooral is mijn devies!
6. Effectief vergaderen
Vergaderingen kosten tijd, dus het is belangrijk om efficiënt te werk te gaan. Grote onderwerpen, zoals scholenfusies, kunnen beter over het jaar verdeeld worden. Er lijkt altijd haast te zijn en op sommige scholen is dat een cultuur. Hou daar in de vergadercyclus rekening mee. Het is handig om vergaderingen te structureren als informatief, meningsvormend of besluitvormend overleg.
Een goede voorzitter is essentieel voor een effectieve vergadering. Hij of zij moet zorgen voor een goede voorbereiding, duidelijke besluitvorming en ordelijk verloop. Daarnaast is het belangrijk dat alle leden zich voorbereiden en dat iedereen goed luistert, de ander laat uitspreken en niet emotioneel of suggestief te werk gaat.
Voorbereiding is even belangrijk als de vergadering zelf. Dus vooroverleg informeel en formeel, agenda vooraf voorleggen, mededelingen schriftelijk, rondvraag ook van te voren indienen enz.
Regelmatig reflecteren op de vergaderstijl, bijvoorbeeld door een buitenstaander feedback te laten geven, kan ook bijdragen aan het verbeteren van de effectiviteit. Het gebeurt weinig, maar levert vaak veel op!