Een themaraad kan worden ingesteld door de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (gmr) of door een medezeggenschapsraad (mr). Deze raden moeten in het statuut vermeld worden, maar de details van de werkwijze kunnen elders worden uitgewerkt. Een themaraad heeft beperkte bevoegdheden en een eigen reglement is meestal niet nodig. In het statuut kan worden vastgelegd dat er themaraden kunnen zijn en hoe deze zijn samengesteld. Bijvoorbeeld, het statuut kan bepalen dat ten minste twee derde van de leden van de themaraad uit de (g)mr afkomstig moet zijn. Ook kan het statuut ruimte laten om de samenstelling te laten afhangen van het onderwerp, in welk geval een beknopt reglement de verdere details vastlegt.
In zo’n reglement moeten minimaal de volgende zaken worden opgenomen:
- Hoe de leden van de themaraad worden aangewezen.
- De afbakening van de taken en bevoegdheden die de (g)mr overdraagt.
- De termijnen waarbinnen het bevoegd gezag informatie aan de themaraad beschikbaar stelt.
- Hoe de themaraad informatie verstrekt aan de mr en andere belanghebbenden.
- Welke voorzieningen en faciliteiten beschikbaar zijn voor de leden van de themaraad.
Waarom een themaraad instellen?
Soms zijn er onderwerpen die meer discussie en verdieping vragen dan de reguliere werkzaamheden van de medezeggenschapsraad toelaten. De mr heeft vaak te maken met een drukke agenda, zoals de jaarlijkse beleidscyclus en verantwoordingsprocessen, waardoor weinig tijd overblijft voor diepgaande besprekingen. Daarnaast zijn sommige onderwerpen zo specifiek of vragen ze zoveel betrokkenheid dat ze beter passen bij een gespecialiseerde groep. Een themaraad kan dan met een tweederdemeerderheid van de mr worden ingesteld, met instemming van het bevoegd gezag.
Voorbeeld 1:
Een groep leraren is van mening dat het zorgbeleid van de school te kort schiet. De mr deelt deze mening, maar heeft geen tijd om het beleid grondig te onderzoeken. Daarom besluit de mr een themaraad in te stellen om het zorgbeleid te behandelen en hierover een instemmingsbesluit te nemen, conform artikel 10 lid b van de Wet Medezeggenschap Scholen (WMS).
Voorbeeld 2:
Personeel heeft gebrek aan invloed op onderwijsinhoudelijke zaken aangekaart. Dit onderwerp is ook belangrijk voor ouders en leerlingen, maar valt buiten het reguliere werk van de mr. Een themaraad, bestaande uit leraren, ouders en een leerling, kan dit onderwerp oppakken en hierover besluiten nemen.
Eisen aan de themaraad
De WMS stelt een aantal eisen aan een themaraad:
- Het onderwerp dat de themaraad behandelt, moet duidelijk zijn.
- De samenstelling van de raad moet bepaald worden (pariteit is niet verplicht).
- De themaraad heeft een tijdelijke looptijd.
- De themaraad moet de achterban en andere belanghebbenden informeren.
- De themaraad moet kunnen beschikken over voldoende faciliteiten.
- De overdracht van bevoegdheden en de mogelijkheid van beroep moeten worden geregeld.
Oprichting van een themaraad
De mr of gmr kan het initiatief nemen voor het instellen van een themaraad, met goedkeuring van het bevoegd gezag. Hoewel de wet veel ruimte biedt voor verschillende onderwerpen, zal een themaraad in de praktijk niet vaak worden ingesteld. De themaraad neemt immers de bevoegdheden van de (g)mr over voor een specifiek onderwerp, zoals genoemd in de artikelen 10, 11 en 16 van de WMS. De onderwerpen moeten van “wezenlijk belang” zijn volgens de memorie van toelichting en kunnen zowel tijdelijk als permanent van aard zijn.
Voorbeelden van tijdelijke onderwerpen:
- Schoolnieuwbouw
- Fusie
- Verandering van onderwijskundige doelstellingen
Voorbeelden van permanente onderwerpen:
- Veiligheids-, gezondheids- en welzijnsbeleid
- Meerjarig financieel beleid
- Onderwijskundig beleid
Samenstelling van de themaraad
De samenstelling van een themaraad is flexibel. Hoewel pariteit niet verplicht is, is het wel verstandig om vertegenwoordigers van alle geledingen te betrekken. De omvang van de themaraad hangt af van het onderwerp. Omdat de themaraad (deels) in de bevoegdheden van de mr treedt, is het belangrijk zorgvuldig te overwegen wie er zitting nemen. Sommige scholen betrekken ook externe deskundigen in de themaraad, maar dat is niet noodzakelijk. Iedere raad kan zich immers laten bijstaan door externe deskundigen zonder hen tot lid te maken van de themaraad.
Adviescommissie versus themaraad
Een alternatief voor een themaraad is het instellen van een adviescommissie. Deze commissie kan zowel interne als externe deskundigen bevatten, zonder dat dit wettelijke gevolgen heeft. De commissie adviseert, maar de beslissingsbevoegdheid blijft bij de mr. Dit kan een nuttige manier zijn om specifieke kennis in te brengen zonder bevoegdheden over te dragen.
Duur van de themaraad
Een themaraad heeft altijd een beperkte looptijd. Als de themaraad permanente onderwerpen behandelt, moet elke twee jaar worden beoordeeld of de raad nog nodig is. Dit wordt besproken bij de vaststelling van het statuut. De werkzaamheden van de themaraad zijn altijd beperkt tot de onderwerpen waarvoor de raad is ingesteld.
Faciliteiten en verplichtingen
Een themaraad kan niet functioneren zonder voldoende tijd en middelen. Omdat de themaraad een belangrijk onderdeel is van zowel het bestuur als de (g)mr, is een passende faciliteitenregeling noodzakelijk. Deze hoeft niet strikt volgens de wettelijke norm te zijn, maar moet wel afgestemd zijn op de benodigde tijdsinvestering.
Ook de verplichting tot wederzijdse informatie-uitwisseling geldt voor de themaraad. In het statuut moet worden vastgelegd hoe dit gebeurt. Bij de oprichting van een themaraad moeten hierover duidelijke afspraken worden gemaakt, vooral omdat de leden van de themaraad niet altijd een directe achterban hebben.
Overdracht van bevoegdheden
Wanneer de themaraad instemmingsbevoegdheid krijgt, gaat deze bevoegdheid volledig over van de (g)mr naar de themaraad. Een gegeven instemming kan niet worden teruggedraaid zolang de themaraad bestaat. Het is daarom belangrijk dat de (g)mr goed nadenkt over deze overdracht en duidelijke afspraken maakt met de leden van de themaraad.
Conclusie
Het instellen van een themaraad kan de kwaliteit van de medezeggenschap aanzienlijk verbeteren. De WMS biedt hiervoor de wettelijke mogelijkheden.